3. De fotoshoot of fotoreportage
Trouwreportages
3.1 | Voor trouwreportages geldt een aanbetaling van 30% bij het boeken van de trouwreportage, 30% drie weken voor de bruiloft en de overige 40% na de bruiloft. In de meeste gevallen is het trouwalbum reeds gekozen en inbegrepen bij het totaalbedrag. Een trouwalbum achteraf bestellen is mogelijk. In dat geval zal de betaling, na goedkeuring van het ontwerp, gefactureerd worden. Essenza Fotografie werkt met een aanbetaling omdat zij de trouwdatum lang van tevoren reserveren waardoor er geen andere reportage op deze dag ingepland kan worden.
3.2 | Het annuleren van een trouwreportage is mogelijk. Jullie betalen dan (een gedeelte van) het bedrag van de trouwreportage. Hoeveel dit is, is afhankelijk van wanneer jullie annuleren: Langer dan 3 maanden voor de bruiloft: aanbetaling 30% van het bedrag. Minder dan 3 maanden voor de bruiloft: eerste en tweede aanbetaling 30% + 30% van het bedrag. Minder dan 4 weken voor de bruiloft: het volledige bedrag. Dit is vanwege het lang vooraf reserveren van de trouwdatum waardoor er door Essenza Fotografie geen andere opdrachten of trouwreportages aangenomen kunnen worden voor deze dag. Wanneer de trouwreportage geannuleerd wordt vanwege een bijzondere omstandigheid, zoals ziekte en wordt de trouwdatum verplaatst, dan zal er door Essenza Fotografie gekeken worden naar de mogelijkheden om zonder extra kosten op de nieuwe trouwdatum te fotograferen.
3.3 | Voor trouwreportages geldt dat indien het voor Essenza Fotografie om welke reden ook niet mogelijk is om op de trouwdag met twee fotografes te fotograferen, Essenza Fotografie op zoek zal gaan naar een vervangend fotograaf die in eenzelfde stijl fotografeert om als tweede fotograaf aanwezig te zijn bij de bruiloft.
3.4 | Voor trouwreportages vanaf 6 uur fotografie zijn de reiskosten inbegrepen binnen heel Nederland. Voor trouwreportages van minder dan 6 uur fotografie zijn de reiskosten inbegrepen tot 25 kilometer vanaf Meppel of Hoogeveen. Boven die 25 kilometer zijn de reiskosten € 0,25 per kilometer. Eventuele parkeerkosten en toegangsprijzen van (fotografie)locaties zijn niet bij de trouwreportage inbegrepen.
Fotoshoots
3.5 | Betaling van een fotoshoot vindt plaats na het boeken van de fotoshoot. De factuur voor de fotoshoot zal digitaal via mail verstuurd worden. De betalingstermijn is 14 dagen. Het bedrag dient binnen te zijn voordat de fotoshoot plaats zal vinden.
3.6 | Het annuleren of verplaatsen van een fotoshoot kan tot 24 uur voor de afspraak. Wordt er binnen deze 24 uur afgezegd dan zal de helft van de prijs van de fotoshoot in rekening gebracht worden vanwege de tijd die Essenza Fotografie vrij heeft gehouden in haar agenda. Wordt de fotoshoot vlak van tevoren, binnen 3 uur voor de fotoshoot plaats zal vinden, verzet naar een andere datum, dan zal Essenza Fotografie, vanwege het vrijhouden van de tijd van de fotoshoot, de helft van het bedrag van de fotoshoot bovenop de normale prijs van de fotoshoot in rekening brengen. Uitzondering hierop is als door ziekte, slechte weersomstandigheden of andere bijzondere omstandigheid wordt afgezegd. In dat geval zal kosteloos een nieuwe afspraak ingepland worden. Essenza Fotografie vraagt in dat geval het bedrag van de fotoshoot direct te betalen. De nieuwe fotoshoot is vervolgens kosteloos. Bij het niet komen opdagen bij een fotoshoot zonder afzegging wordt het volledige bedrag van de fotoshoot in rekening gebracht.
3.7 | Voor fotoshoots op locatie geldt dat het doorgaan van de fotoshoot afhankelijk is van de weersomstandigheden. Alleen bij regen, harde wind of andere extreme weersomstandigheden kan de fotoshoot kosteloos verplaatst worden. Dit gaat in overleg met Essenza Fotografie. Het is aan Essenza Fotografie om de eindbeslissing te nemen of de fotoshoot door kan gaan of niet. Kouder weer of bewolking zijn geen redenen om de fotoshoot te verzetten.
3.8 | De opdrachtgever wordt geacht op tijd bij de fotoshoot aanwezig te zijn. Wanneer de opdrachtgever te laat aanwezig is bij de fotoshoot dan gaat dit af van de door Essenza Fotografie gereserveerde tijd voor de fotoshoot.
3.9 | De opdrachtgever is ten alle tijden verantwoordelijk voor eigen welzijn tijdens de fotoshoot. Inclusief het welzijn van kinderen en/of huisdieren die bij de fotoshoot aanwezig zijn.
3.10 | In uitzonderlijke gevallen kan er door Essenza Fotografie voor gekozen worden om de fotoshoot kosteloos opnieuw te maken. Bijvoorbeeld als door omstandigheden niet de foto’s gemaakt kunnen worden zoals Essenza Fotografie dit in gedachten had. Dit wordt door Essenza Fotografie tijdens de fotoshoot aangegeven. De opdrachtgever heeft tijdens de fotoshoot de mogelijkheid om gebruik te maken van het aanbod de fotoshoot op een later moment overnieuw te doen. Na fotoselectie en fotobewerking is dit niet meer kosteloos mogelijk vanwege de tijd die Essenza Fotografie hieraan besteed.
3.11 | Mocht het voor Essenza Fotografie om welke reden ook niet mogelijk zijn om op de afgesproken dag en/of tijdstip bij de fotoshoot of reportage aanwezig te zijn, bijvoorbeeld door ziekte, technische storing of een andere vorm van overmacht, dan zal er zonder extra kosten een nieuwe afspraak gemaakt worden met de opdrachtgever.
3.12 | Voor een fotoshoot op een zaterdag of een avond geldt een toeslag van € 45,00 per uur bovenop de normale prijzen van Essenza Fotografie. Ook bij een fotoshoot van meer dan 5 personen geldt een toeslag van € 45,00 bovenop de normale prijzen van Essenza Fotografie
3.13 | De reiskosten zijn bij fotoshoots inbegrepen tot 25 kilometer vanaf Meppel of Hoogeveen. Daarna zijn de reiskosten 0,25 euro per kilometer.
3.14 | De opdrachtgever ontvangt binnen 3 weken na de fotoshoot een overzicht van de foto’s via de klantenpagina. De opdrachtgever kan via deze klantenpagina met een eigen wachtwoord en inlognaam de foto’s bekijken, een keuze maken en deze keuze aan Essenza Fotografie doorgeven. Essenza Fotografie zal de gekozen foto’s daarna zo snel mogelijk voor de opdrachtgever in orde maken.
Geboortereportages
3.15 | Voor geboortefotografie geldt een aanbetaling van 40% bij het boeken van de fotoreportage. De overige 60% van het bedrag zal betaald worden in de 37e week van de zwangerschap. Het annuleren van een geboortereportage kan tot de 37e week zwangerschap. Dit is de datum die door de opdrachtgever vooraf aan Essenza Fotografie doorgegeven is. Vanaf dit moment houdt Essenza Fotografie haar spullen 24 uur per dag, 7 dagen per week constant gereed. Wordt er door de opdrachtgever voor de 37e week van de zwangerschap geannuleerd, dan is de opdrachtgever de aanbetaling van 40% kwijt. Annuleert de opdrachtgever de geboortereportage na de 37e week van de zwangerschap, dan wordt in verband met de oproepbaarheid het volledige bedrag in rekening gebracht.
3.16 | Ouders kunnen vooraf aangeven of zij willen dat Essenza Fotografie een backup fotograaf regelt voor het uitzonderlijke geval dat het – vanwege onmacht, om welke reden ook – voor Essenza Fotografie niet mogelijk is de geboortereportage vast te leggen. Essenza Fotografie zal in dat geval alles in haar macht doen een professionele passende geboortefotograaf te regelen.
3.17 | De aanstaande ouders dienen Essenza Fotografie telefonisch (!) op de hoogte te brengen dat de geboorte begonnen is (de geboorte is begonnen wanneer er regelmatige weeën zijn en er door de verloskundige is vastgesteld dat de bevalling begonnen is). Indien Essenza Fotografie, ondanks het tijdig op de hoogte brengen door de aanstaande ouders, te laat is om de geboorte vast te leggen zal niet het volledige bedrag in rekening worden gebracht. Ouders betalen dan de kosten voor een reportage van alleen de eerste uren in plaats van het bedrag voor een volledige geboortereportage. Het verschil tussen deze bedragen zal door Essenza Fotografie terug betaald worden aan de aanstaande ouders.
Wanneer de aanstaande ouders Essenza Fotografie alleen op een andere manier (zoals whatsapp, mail, etc.) hebben laten weten dat de geboorte begonnen is, en Essenza Fotografie daarom niet op tijd bij de geboorte kon zijn, zal het volledige bedrag in rekening worden gebracht voor het vastleggen van de eerste uren na de geboorte.
3.18 | Bij een reportage van de eerste uren na de geboorte worden de momenten na de geboorte vastgelegd, hier vallen onder: de eerste momenten als gezin, de pasgeboren baby bij de moeder, de eerste voeding, controles, details, baby bij de vader, eventuele kennismaking met ouders broertjes/zusjes en andere familieleden. Wanneer de fotograaf eerder aanwezig is op de locatie waar de bevalling plaats zal vinden zal zij in de gang of een andere ruimte wachten totdat het kindje geboren is voordat zij de ruimte binnen gaat. Wanneer jullie op dat moment toch graag de complete bevalling vastgelegd willen hebben inclusief weeën fase en/of de geboorte zelf. Dan is dat uiteraard mogelijk. In dat geval betalen jullie wel het bedrag voor een complete geboortereportage en niet voor alleen de eerste uren.
Bij een reportage van de eerste uren zal de fotograaf in de meeste gevallen al op de locatie van de bevalling aanwezig zijn tijdens de geboorte. Wanneer zij na de geboorte binnen geroepen wordt zal zij meteen beginnen met het vastleggen van de eerste momenten. Mocht dit niet lukken om welke reden ook, dan zal zij binnen een half uur tot uiterlijk een uur na de geboorte aanwezig zijn om de eerste uren daarna vast te leggen.
3.19 | De reiskosten zijn bij geboortereportages inbegrepen tot 40 kilometer vanaf Meppel of Hoogeveen. Daarna zijn de reiskosten 0,25 euro per kilometer. Eventuele parkeerkosten zijn niet bij de geboortereportage inbegrepen.
3.20 | Om privacy redenen, vanwege mogelijk gevoelige beelden die de originele onbewerkte foto bestanden bevatten, zullen wij binnen één maand nadat jullie de geboortereportage van ons hebben ontvangen deze originele RAW bestanden volledig verwijderen. Dit houdt in dat het dan ook niet meer mogelijk is om een zwart/wit foto die jullie ontvangen hebben in kleur te ontvangen. De bewerkte JPG bestanden zoals jullie deze hebben ontvangen blijven nog wel langer beschikbaar voor extra backup. Vergeet niet om ook altijd zelf een extra backup te maken.
3.21 | Een geboortereportage bestaat voor 90% uit zwart/wit foto’s. Hierdoor komt het geboorteverhaal en de emoties beter tot zijn recht. Zo’n 10% van de foto’s zullen in zowel zwart/wit als kleur geleverd worden. Essenza Fotografie kiest deze foto’s. Mocht de Opdrachtgever andere foto’s in kleur willen ontvangen dan is dat mogelijk tot uiterlijk een maand nadat de Opdrachtgever de foto’s heeft ontvangen (zie punt 3.20). Deze extra foto’s bewerken in kleur heeft een meerprijs van 5 euro per foto.
3.22 | De foto’s van een geboortereportage worden wanneer deze klaar zijn eerst via WeTransfer aan de Opdrachtgever geleverd. De USB met de foto’s krijgt de Opdrachtgever tegelijkertijd geleverd met het geboortealbum.
3.23 | Coronamaatregelen
Vanwege de pandemie en de maatregelen die genomen worden om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, kan het zijn dat het bij verloskundigen en/of ziekenhuizen niet mogelijk is om de geboorte vast te laten leggen. De maatregelen veranderen regelmatig. Essenza Fotografie houdt zich aan alle geldende maatregelen. Zowel landelijk als per gemeente, verloskundigenpraktijk of ziekenhuis opgelegd. Essenza Fotografie treft de grootst mogelijke hygiëne maatregelen, zoals handgel en een mondkapje. Ook blijft de fotografe tijdens de geboorte op 1,5 meter afstand van alle aanwezigen in de ruimte. Hierdoor is het ook mogelijk dat bepaalde foto’s niet, of op een andere manier dan jullie van Essenza Fotografie gewend zijn, vastgelegd kunnen worden. Dit valt onder onmacht en is geen reden tot restitutie.
Essenza Fotografie zal ten alle tijdens proberen zoveel mogelijk van de geboorte van jullie kindje vast te leggen. Mocht dit toch niet lukken omdat zij bijvoorbeeld geen toegang krijgt tot een ziekenhuis of de verloskundige geen toestemming geeft tot fotograferen in deze tijd, en Essenza Fotografie is wel oproepbaar geweest voor de geboorte, dan geldt de aanbetaling als vergoeding voor de oproepbare periode. In dat geval kan het overige bedrag van de geboortereportage kosteloos worden geannuleerd. Het is ook mogelijk de geboortereportage in dat geval om te zetten naar een ‘Eerste uren thuis’ fotoreportage of een kraamreportage.
